7 passos para entender o eSocial de forma simples!
O projeto eSocial, parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), vai revolucionar as relações trabalhistas no Brasil. O seu principal objetivo é o combate à sonegação e à informalidade.
O processo de migração das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas vai exigir um exercício muito grande de disciplina, organização e redefinição de tarefas de todas as pessoas envolvidas e responsáveis pela folha de pagamento, tais como os escritórios de contabilidade.
As regras e peculiaridades do projeto ainda têm causado muitas dúvidas em empreendedores e empresas de todos os portes. Pensando nisso, confira 7 passos para descomplicar as principais dúvidas sobre o eSocial.
1. Organize-se para a implantação do eSocial
A primeira medida a ser tomada é a mudança em relação à cultura da empresa. As informações a serem repassadas ao Fisco estão sob a tutela de diferentes departamentos que terão de encaminhar à área de Recursos Humanos (RH). Por isso, a empresa deve se conscientizar sobre a importância de reorganizar e rever seus processos internos integrando todos os setores atingidos pelo novo sistema.
Apesar de o eSocial exigir uma atuação multidisciplinar, alguns departamentos responsáveis pelo controle das informações relacionadas às legislações trabalhista e previdenciária, tais como o RH, Departamento Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho e TI, serão mais atingidos.
Portanto, os gestores devem garantir a adaptação dos processos e a qualidade das informações para atender o cumprimento das obrigações legais.
Diariamente, a área de RH realizará alguns envios para o sistema do eSocial que vai validar a informação enviada e emitir um número de protocolo de recebimento dessa informação.
Os prazos para envio das informações vão variar de acordo com o assunto. Segue alguns exemplos:
folha de pagamento: deverá ser enviada todo dia 07 do mês subsequente (o atraso vai gerar multa);
eventos trabalhistas diversos: como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho etc., precisarão ser informadas imediatamente após ocorrerem. O trabalhador não poderá iniciar o trabalho sem o exame admissional, por exemplo;
jornada de trabalho e alterações de horários: na medida em que ocorrerem as alterações elas deverão ser informadas, inclusive para trabalhadores isentos de marcação de ponto;
alterações de salário: deverá ser informado no dia subsequente à alteração.
2. Prepare-se para o uso de certificado digital
O certificado digital é uma ferramenta que permite que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar do mundo transações eletrônicas e outros serviços via internet com segurança, agilidade e, principalmente, validade jurídica.
Atualmente, todos os principais projetos do governo obrigam o uso do certificado digital com algumas poucas exceções, portanto, independente do eSocial, as empresas precisam começar a investir e adaptar sua infraestrutura de tecnologia da informação. Para o eSocial, o certificado digital será exigido em dois momentos: transmissão e assinatura de documentos. Este deverá pertencer à série A e ser do tipo A1 ou A3.
3. Atente-se à qualificação cadastral
A qualificação cadastral consiste em analisar se os dados de cada trabalhador não possuem divergências com as bases do Fisco (Receita Federal, CEF e INSS). Sem a devida regularização cadastral, o sistema eSocial não permitirá a validação dos eventos relacionados ao trabalhador cujos dados estejam divergentes. Para evitar tais circunstâncias, faz-se necessário consultar os dados previamente.
A realização de consultas foi disponibilizado no aplicativo “Consulta Qualificação Cadastral” que permite ao usuário verificar se o CPF e o NIS estão aptos para serem utilizados no eSocial. Poderão ser realizadas 10 consultas simultâneas, por meio de certificado digital.
Deverão ser informados ainda o nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Após a verificação cadastral, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.
Nos casos de divergências nos dados informados o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda à correção, como:
divergências relativas ao CPF (situação “suspenso”, “nulo” ou “cancelado”, nome ou data de nascimento divergente) — o aplicativo apresentará a mensagem de onde deverá ser requisita a alteração dos dados;
divergências relativas ao NIS (CPF ou data de nascimento, divergentes) — o usuário deverá estar atento, pois a orientação será dada de acordo com a empresa ou instituição responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CEF ou Banco do Brasil).
IMPORTANTE: as alterações cadastrais efetuadas pela CEF serão reconhecidas pelo aplicativo em até 07 dias após o ajuste.
4. Saiba quais informações estão centralizadas no eSocial
São muitos os dados a serem informados e os empregadores precisam reunir e adequar às informações da empresa e de seus empregados o mais breve possível. O eSocial reúne a entrega de todas as declarações, tais como (DIRF, SEFIP, RAIS, CAGED, INSS, FGTS etc.), relatórios de apuração para recolhimento de tributos trabalhistas e previdenciários, assim como informações sobre o contrato de trabalho.
A centralização proporciona uma busca e crítica de irregularidades com maior facilidade, prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes serão pegas no ato. Também vai poder ter um maior controle sobre a saúde e segurança do trabalhador, bem como os afastamentos e doenças laborais que terão de ser declarados de maneira imediata, assim que a empresa tomar conhecimento de tais fatos.
5. Saiba como as informações serão prestadas
As informações serão enviadas ao eSocial em no formato xml, por meio dos seguintes grupos de eventos: iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos. Cada evento possui um leiaute específico.
eventos iniciais — são eventos que identificam o empregador, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa;
eventos de tabela — complementam os iniciais, sendo responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos, e buscam otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute;
eventos não periódicos — são aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais, por exemplo, a admissão ou desligamento etc;
eventos periódicos — são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, por exemplo, do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física.
6. Entenda a operacionalização do eSocial
O contribuinte gera as informações (eventos) previstas nos leiautes, assina digitalmente, transmite-as para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao contribuinte. Os Entes partícipes do eSocial fazem uso das informações no limite de suas respectivas competências e atribuições.
O eSocial não funciona por meio de um Programa offline Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), ou seja, não possui um aplicativo para download no ambiente do contribuinte que importe o arquivo e faça as validações antes de transmitir.
O arquivo pode ser gerado pelo sistema de propriedade do contribuinte ou contratado de terceiros, assinado digitalmente com certificado digital e transmitido ao eSocial por meio de webservice.
Após a realização das validações, o eSocial retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro. O número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões.
7. Saiba quais as penalidades do eSocial
As penalidades aplicadas pela falta de entrega ou atrasos no eSocial obedecerão as mesmas normas para obrigações acessórias relativas aos impostos e contribuições administrados pela RFB previstas no artigo 57 da Medida Provisória no 2.158-35, de 24 de agosto de 2001. Contudo, as penalidades podem aumentar conforme a irregularidade na análise individual das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes.
O caminho mais adequado para garantir o cumprimento dos prazos e a entrega correta dos arquivos é a organização, desde já, das informações da folha de pagamento e das demais obrigações conforme leiaute já mencionado, este deve ser o maior foco dos responsáveis dentro das organizações.
O maior objetivo com o eSocial é possibilitar transparência e qualidade nas informações empresariais, o que constitui um grande desafio para as empresas e para o próprio Fisco.
Fonte: Fortes Tecnologia
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